Wettelijke vakantiedagen moeten opgenomen worden voor 31/12 en mogen niet overgedragen worden!
Dit laatste gebeurt in de praktijk wel dikwijls, maar is dus eigenlijk verboden! Als werkgever ben je immers verplicht om de werknemers in de mogelijkheid te stellen al hun vakantiedagen op te nemen voor 31/12.
De bewijslast ligt bij u als werkgever (jij moet kunnen aantonen dat je al het nodige gedaan hebt om uw werknemers aan te sporen jun vakantie tijdig in te plannen/te laten opnemen).
Hoe kan je dit doen?
- In uw arbeidsreglement een duidelijke rubriek rond opname van vakantiedagen voorzien. Belangrijke zaken hierin zijn :
- Periodes opnemen wanneer er geen vakantie genomen mag worden (vb. in een winkel tijdens de solden).
- Een duidelijke timing opnemen rond de planning van het hoofdverlof (vb. je dient het hoofdverlof (10 dagen of meer) aan te vragen voor 31/3.
- … .
- In het laatste kwartaal een bericht sturen naar uw werknemers met daar eventueel hun saldo vakantiedagen EN met de melding dat alle vakantiedagen voor 31/12 moeten opgenomen worden en dus niet overdraagbaar zijn.
- Werknemer die nog bijvoorbeeld meer dan 5 vakantiedagen hebben openstaan op 15/11 uitnodigen voor een gesprek rond opname van vakantiedagen en nadien de afgesproken zaken kort op papier (mail) zetten.
TIP : zorg ervoor dat op het einde van het jaar alle vakantiedagen/ADV-dagen/feestdagen/… doorgegeven zijn en geboekt werden op het juiste kalenderjaar.